OBS: Artigo escrito originalmente para o blog da platafoma Canva, publicado aqui.
Apesar de viver em uma época em que as opções de ferramentas e estratégias de produtividade são cada vez mais vastas, você também recebe uma avalanche de distrações todos os dias.
Por isso, não é incomum que, após um longo dia na frente do computador, você sinta que não conseguiu alcançar todos os seus objetos. Isso tem um reflexo direto em sua produtividade. Mas será que o motivo é o excesso de tarefas?
Neste guia, você vai entender como as principais autoridades no assunto encaram a produtividade, aprender lições para impulsionar sua rotina de trabalho e conferir frases para manter sua motivação em alta.
Especialmente neste momento em que aderir às campanhas #StopTheSpread e #FiqueEmCasa é tão importante, nós dedicamos este material a você, que adotou o trabalho remoto e está em busca de soluções para manter sua produtividade em um novo ambiente.
O que é produtividade?
As definições mais comuns de produtividade estão ligadas à eficiência e entrega de resultados. Em um dicionário, a definição que você vai encontrar é “qualidade ou condição do que é produtivo”, mas como isso pode significar coisas diferentes para pessoas e negócios, vamos aprofundar um pouco mais.
De acordo com Chris Bailey, “na maioria dos trabalhos, eficiência não é mais suficiente. Quando você tem mais coisas para fazer do que nunca, em menos tempo, e com liberdade e flexibilidade sem precedentes na forma como você vai fazer algo, a produtividade não está mais relacionada à eficiência de seu trabalho. A produtividade é quanto você consegue alcançar.”
Vamos dar uma olhada na diferença entre produtividade e eficiência para que isso fique mais claro.
Qual é a diferença entre ‘produtividade’ e ‘eficiência’?
Os termos ‘produtividade’ e ‘eficiência’ são confundidos com frequência, mas seus significados são bem distintos — e entender essa diferença é importante se você quer aplicá-los em seu trabalho.
Vamos por etapas. A produtividade está ligada à entrega de resultados de uma pessoa ou empresa durante um período específico. Já a eficiência é a forma como esse resultado é alcançado.
Quer um bom exemplo? João trabalha com atendimento ao consumidor e recebe 100 ligações em seu expediente de 8 horas. No mesmo escritório, Maria trabalha 4 horas por dia, mas também recebe 100 ligações. Esses dois trabalhadores são igualmente produtivos, mas Maria é duas vezes mais eficiente.
Ou seja, a produtividade mede os resultados, enquanto a eficiência mede como esses resultados são obtidos, especialmente quando pensamos sobre o consumo de recursos. A eficiência pesa em aspectos como tempo ou dinheiro gastos, assim como a maneira em que esses recursos são empregados.
Produtividade e trabalho moderno
Bailey destaca que nossos trabalhos estão cada vez menos parecidos com as tarefas repetitivas que eram praticadas pelas indústrias há 50 anos, quando a Revolução Industrial definiu parâmetros de produção. Na verdade, a ocupação dos trabalhadores modernos está ficando muito mais dinâmica.
“As empresas emprestaram essa metodologia [da linha de produção] e, quando você tinha tarefas padronizadas, até funcionava.” destaca o antropologista e autor Rahaf Harfoush. “Agora, estamos em uma economia de conhecimento onde as pessoas desenvolvem ideias, estratégias e serviços impossíveis de mensurar com o tempo.”
Para ser produtivo, é necessário mais do que o gerenciamento do tempo; também é necessária a gestão de energia e atenção. Ser produtivo é ter a quantidade certa de tempo, atenção e energia. — Chris Bailey
“Se você não investe seu tempo da maneira certa, não importa quanta energia e foco você tenha — você não vai obter muitos resultados no final do dia. Se você não consegue se concentrar no que está fazendo, não importa quais sejam as tarefas ou que você tenha energia de sobra — você não conseguirá se empenhar em seu trabalho ou ser mais produtivo. E se você não consegue direcionar sua energia, não importa o quanto você seja bom em lidar com seu tempo e atenção — você não terá combustível suficiente no tanque para fazer tudo o que precisa.”
Pense na produtividade como aquilo que acontece quando vários componentes trabalham em harmonia. Vamos dar uma olhada em cada um deles.
Componentes mais importantes da produtividade
Tempo
Nem todo tempo é igual quando o assunto é trabalho. Algumas tarefas funcionam como uma corrida de 100 metros rasos — responder e-mails, por exemplo — , enquanto outras atividades são tão profundas e criativas, que demandam várias horas e interrupções limitadas.
Entender o tempo que você tem para todos os itens da sua lista de tarefas é importante para gerenciar seu expediente e carga de trabalho com eficiência. Se você tem controle do seu tempo, talvez seja bom programar seus dias ou períodos para cada atividade — segunda-feira pode ser seu dia de fazer reuniões, já a tarde de sexta-feira fica reservada para os relatórios.
Foco e atenção
Em seu livro Personal Productivity Secrets, a autora Maura Nevel Thomas afirma que o foco é uma das habilidades mais raras e valorizadas do século 21.
O ‘gerenciamento de atenção’ é um dos componentes essenciais da produtividade e, de acordo com especialistas, muito mais importante do que a gestão de tempo (ainda vamos falar mais sobre isso).
Organizar seu tempo para uma tarefa não faz muita diferença se você desvia sua concentração a cada notificação que chega em seu celular. Estudos já comprovaram que para cada distração (incluindo checar e-mails), você precisa de mais de 20 minutos para retomar sua atenção.
Se você empenhar toda a sua atenção em concluir seus projetos, você conseguirá trabalhar melhor e mais rápido.
Energia
A obra Getting Results the Agile Way de J. D. Meier reforça a ideia de que energia é um componente enorme em uma rotina de trabalho produtiva e recompensadora.
“Você não pode ter mais horas por dia” ele explica. “Mas você pode mudar sua energia. E, se você usar sua energia da melhor forma, você pode amplificar o impacto de formas incríveis.”
Se você puder recarregar suas energias entre cada tarefa, sua capacidade vai atingir níveis estratosféricos.
“Até onde sabemos, o tempo vai passar na mesma velocidade, mas o que pode variar em uma rotina é quanta energia e atenção você tem. Na economia de conhecimento, isso é o que define o quanto você é produtivo e, mais importante, é algo que você pode controlar.”
Você provavelmente já ouviu que trabalhar por mais tempo não significa trabalhar mais. Um estudo de Stanford revelou que as pessoas que trabalham 70 horas por semana alcançam os mesmos resultados que aquelas que produzem por 55 horas. Em resumo, você precisa da quantidade certa de energia para ser produtivo e, às vezes, isso significa dar uma pausa, sair de frente da tela ou simplesmente parar de pensar nas próximas atividades.
Gretchen Rubin, autora dos best-sellers The Happiness Project e The Four Tendencies tem uma maneira bem particular de expressar essa ideia.
“Eu sempre tive a sensação desconfortável de que se eu não estivesse sentada de frente para o computador e digitando, eu estava desperdiçando meu tempo — mas eu me obriguei a ampliar minha visão do que é ser ‘produtiva’. O tempo gasto com minha família e amigos nunca foi desperdiçado.”
Dicas de produtividade
1. Substitua a gestão de tempo por gestão de atenção
Após décadas de oposição, a corrente mais aceita é que a gestão de tempo não é essencial para a produtividade. Planejar tudo o que você vai fazer em cada minuto do seu dia cria uma obsessão que não resolve nenhum problema. Concentre-se no controle do seu foco.
A gestão de atenção tem alguns componentes, mas pode ser descrita como o ato de identificar suas distrações e deliberadamente retomar o foco para a tarefa que precisa ser concluída. As estratégias de gerenciamento de tempo ficaram redundantes com a transição para o trabalho moderno. Nós trabalhamos em ambientes abertos e temos que operar uma máquina que é capaz de liberar milhões de distrações em apenas um clique.
Se você conhece seus gatilhos — uma notificação das redes sociais, um colega bom de papo, uma olhadinha nas notícias dos esportes, entre outras infinitas possibilidades — , fica muito mais fácil removê-las de sua rotina e impulsionar sua produção.
2. Use a Regra de Três para melhorar seu foco
Usada desde a época de Thomas Jefferson e empregada por profissionais como Leo Babauta, Gina Trapani e J. D. Meier, a Regra de Três é perfeita para ampliar o foco em três áreas por dia. Pode soar simples até demais, mas quando você perceber que essa técnica está ligada a vários componentes da produtividade, entenderá seu verdadeiro poder.
Funciona assim: no começo de cada dia, escreva as três coisas mais importantes que você precisa concluir. J. D. Meier, que se refere a essa técnica como ‘as três vitórias’, sugere que você adapte essa ideia para cada dia, semana, mês e ano. Dessa forma, você pode se planejar a longo prazo.
Você pode usar um modelo de planner do Canva e editá-lo de acordo com suas metas.
3. Pense na melhor forma de usar seu tempo
Já falamos sobre o impacto do tempo como um componente da produtividade. Apesar de já sabermos que o gerenciamento de tempo não é o fator mais importante para que você domine sua produtividade, existem algumas coisas que você pode fazer nesse campo para impulsionar seus resultados.
Uma delas é executar suas tarefas em lotes. Essa técnica permite que você use porções de tempo para concluir atividades similares, como responder e-mails, assinar documentos ou aprovar projetos, por exemplo. Dessa forma, você estabelece um fluxo e minimiza as distrações.
Outra é o “hábito do agora”, que é a ideia de que você só pode planejar até certo ponto e, depois disso, você precisa entrar em ação. Superar a procrastinação ativa o componente da energia em sua produtividade; assim, você provavelmente não vai precisar encarar o fim de um prazo e perceber que tudo o que você fez foi se programar.
Ferramentas da produtividade
Para a atenção
Escrever sua própria Regra de Três e manter suas anotações à vista é a melhor forma de garantir que você esteja concentrado nas coisas certas durante o dia, semana, mês e além.
Para a energia
Desative os sons do seu celular e volte à moda antiga de anotar à mão. Escrever um diário é uma estratégia eficiente para manter o bem-estar mental, incentivar a gratidão, reviver bons momentos e preparar você para o dia à frente. Você não precisa escrever grandes relatos, apenas crie o hábito de escrever três coisas pelas quais você é grato todos os dias.
Para o tempo
Apesar de não ser necessário que você registre seu tempo, um app como o Rescue Time pode ajudar a entender como você passa seu dia e o que faz em cada período. Se isso não auxiliar você a se programar melhor, pelo menos é uma ótima maneira de identificar onde sua atenção estava em cada momento (talvez você passe muito tempo no Instagram, por exemplo).
Frases de produtividade
Espalhe algumas dessas citações em sua mesa e você terá um ótimo incentivo para se sentir produtivo e cheio de energia.
“Produtividade nunca é um acidente. É sempre o resultado de comprometimento com excelência, planejamento e foco.” — Paul J. Meyer
“Concentre-se em ser produtivo ao invés de ocupado.” — Tim Ferris
“A produtividade é o investimento deliberado e estratégico de seu tempo, talento, inteligência, energia, recursos e oportunidades de forma calculada para deixar você mais perto de suas metas.” — Dan S. Kennedy
