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Design Ops – os olhares de profissionais da UX Collective BR, do Quinto Andar, Conta Azul e Airbnb

Sumário do artigo:
– Fábio Teixeira (UX Collective BR) e Lívia Amorim (Quinto Andar) falam sobre o que é e o que não é Design Ops
– Victor Zanini e a estruturação do time de Design Ops da Conta Azul
– Adrian Cleave (Airbnb) fala sobre a lacuna entre engenharia e Design
– Anton Suprunenko apresenta as 8 tarefas para implementação de Design Ops

Nota: Fizemos uma compilação de artigos e conteúdos que poderão ajudar você a entender mais o que é e a importância do Design Ops nas empresas. 

Definições
O que é?

Para Fabrício Teixeira (Designer e founder da UX Collective Brasil), embora o nome utilizado seja relativamente novo, essa é uma profissão que já tem estrada, mas sua relevância vem aumentado nos últimos anos por conta das empresas que tem como objetivo a entrega de produtos mais consistentes.

Fabrício define Design Ops como departamento (ou mesmo pessoa) que planeja, define e gerencia os processos de design de um negócio, garantindo que o time de design esteja azeitado (alto eficiência, baixo atrito e criando artefatos de design de altíssima qualidade).

O que não é Design Ops – A contrapartida é sempre bem vinda
Para ajudar a entender as diferenças entre o que é e o que não é Design Ops, sugiro o artigo escrito por Livia Amorim no Medium da Quinto Andar
Livia diz que é muito comum que as pessoas entendam o Design Ops apenas como a equipe responsável pelo Design System de uma marca. Para ela, essa dificuldade pode ser notada em artigos e em pessoas que fazem palestras sobre o tema, mas para ele, uma solução pode ser um design system, mas, em outras, não. Em alguns casos, a equipe de design precisa de ambientes mais flexíveis que permitam o teste de hipóteses antes de atuar com as regras de componentização. Livia defende que o Design Ops não pode ser reduzido à entrega de artefatos e que é necessário considerar o trabalho com foco nas soluções que irão facilitar o trabalho e o fluxo de processos da equipe, fazendo com que fiquem mais eficientes. 

Montando um time de Design Ops

Victor Zanini conta, em artigo, sua experiência na montagem do time de Design Ops da Conta Azul, startup de Santa Catarina.

Veja como o time foi estruturado:

Design System Ops
A primeira pessoa do time tinha o papel de trabalhar com os fluxos de interação e componentes e prototipagem. Essa pessoa seria também responsável pelo Design System da empresa, garantindo a disponibilidade da biblioteca de componentes da Conta Azul.

UX Writing
A segunda pessoa para ser recrutada pela equipe foi uma profissional de UX Writing, porque era necessário aprimorar os textos. A Conta Azul já havia desenvolvido um guia de escrita para UX, com exemplos e fundamentos para utilização. Essa pessoa veio com a função de capacitar as pessoas de Pesquisa & Desenvolvimento para a criação de uma linguagem única para a empresa. Essa pessoa também foi responsável por ligar Produto e Marketing, com diretrizes de redação, cultura, marca, tom e voz.

Customer Experience
Quando a operação já estava sendo realizada, a equipe constatou um alto volume de chamados para o time de atendimento ao cliente, com problemas que eram simples como deficiências de usabilidade poderiam ser resolvidos diretamente nas interfaces. Foi nesse momento que surgiu a necessidade de contratação do profissional de Customer Experience, que passou a atuar diretamente com a equipe de atendimento, contribuindo com a redução de chamados por dúvidas de usabilidade.
Victor insiste que mesmo que essa função não estivesse nos planos iniciais da montagem da equipe, ela é de extrema valia.

UX Research
Um profissional dedicado às melhorias de processos de pesquisa. Essa pessoa é responsável pela implementação e condução dos processos de pesquisa, direcionar designers e profissionais da área de P&D com relação à metodologias, abordagens e documentação. Victor destaca que esse profissional não atua diretamente realizando as pesquisas, uma vez que essas já são conduzidas pelos profissionais de UX Design de cada time da Conta Azul, mas atuará como facilitador e capacitador dos demais profissionais de UX em relação aos processos de pesquisa.

A importância do Design Ops
Adrian Cleave, da startup Airbnb, observou que existia uma lacuna entre Engenharia e Design em empresas de tecnologia e que as mudanças culturais propostas pelo Design Ops, como colaboração e automação eram 100% relevantes. Para Adrian, era comum, no período, que vários aspectos que constituíam o Design Ops fossem abordados separadamente, mas que não eram integradas em uma única equipe com pessoas exercendo funções complementares com o objetivo de centralizar os aspectos operacionais do Design. Adrian acreditava que considerar isso era de extrema importância para criar e administrar uma equipe de design de alta performance e que conseguisse suportar o ritmo de crescimento excessivo de empresas de tecnologias exponenciais.

Anton Suprunenko, fala sobre as tarefas que acha necessário para implementar Des
ign Ops nas empresas:

1. Criar os critérios de conclusão do design
Para Anton é necessário saber quando o trabalho está concluído e pronto para ser transmitido para o setor de desenvolvimento. Ele cita como exemplo o entendimento de quais telas e quais os ativos que devem ser criados para a equipe de desenvolvimento. Mesmo que esse ponto possa parecer óbvio para os designers, ele não deve ser negligenciado. Estabelecer essas regras fará com que a relação entre designers e devs seja mais clara e fluida, reduzindo conflitos.

2. Definir requisitos e entregas do projeto
Se a primeira tarefa diz respeito ao que os designers devem fazer nas suas entregas, essa fala sobre a forma como essas entregas devem ser realizadas. Anton cita uma série de ferramentas que podem auxiliar nessa tarefa, mas deixa claro que é necessário criar um documento interno com os requisitos técnicos específicos para ativos, ferramentas de design, colaboração com equipe de dev e outros membros da equipe. Além disso, esse documento deverá definir quando e como os projetos deverão ser entregues.

3. Desenvolver um Design System
Esse Design System irá contribuir em diversos aspectos: integridade do produto, integração simples e rápida para as pessoas que estão entrando no time, maior eficiência para designers e desenvolvedores.

4. Monitorar, selecionar, implantar e controlar a integridade da tool box da equipe
Criar um conjunto de ferramentas e manter todos atualizados. É necessário garantir que a equipe tenha condições ideais e iguais para a realização de suas funções. Aqui, Anton destaca também a necessidade do monitoramento e de testes de novas ferramentas que estão surgindo. Segundo Anton, um problema que causa dificuldades no processo de design de sua equipe já possa ter sido resolvido por uma nova ferramenta.

5. Desenvolver workflow colaborativo e aproach para controle de versões
É difícil reproduzir sistemas como o GTI por exemplo, para equipes de design, mas Anton cita ferramentas como Kaktus e Plant (o artigo dele foi escrito em 2017). Outra ferramenta que ele sugere como uma solução para esse fim é o Figma.

6. Implementar protótipos de documentação visual
Para Anton, a documentação visual pode representar um entendimento maior que a simples descrição das especificações técnicas. Na maioria dos casos, um protótipo interativo é suficiente para que um desenvolvedor entenda a proposta criada. O interessante é verificar como essa abordagem pode ser realizada pela equipe qual o grau de fidelidade dos protótipos que deverão ser criados.

7. Integre designer ao time de desenvolvimento
Pense na maneira que você pode alocar designers dentro da estrutura de desenvolvimento da sua equipe. Desenvolvedores e designers devem trabalhar juntos durante todas as etapas do desenvolvimento de um projeto.

8. Apresentar indicadores quantitativos e qualitativos de melhorias para a equipe e para superiores
Apresente constantemente indicadores que apresentem as melhorias conquistadas com a implementação dos processos de Design Ops. Isso fará com que sua equipe esteja engajada e pronta para as mudanças e alta gerência conseguirá compreender onde os recursos estão sendo investidos e quais os resultados apresentados. Essa coleta e apresentação das informações dará credibilidade e autoridade necessária para as alterações no workflow da equipe.

Bônus
De quebra, incluímos esse link com o Design Ops handbook, criado
Dave Malouf, Meredith Black, Collin Whitehead, Kate Battles, and Gregg Bernstein.

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