“Decidir o que não fazer é tão importante quanto decidir o que fazer” Steve Jobs

Eu priorizo, nós priorizamos… eles priorizam.

Podemos não nos dar conta, mas no dia a dia estamos sempre priorizando tarefas, fazendo escolhas, tomando decisões. Não se trata de uma ciência exata e como bem resume a frase de Steve Jobs do título deste artigo, exige discernimento. Quando falamos do ambiente corporativo, como na gestão de produtos e projetos, surge uma personagem importante: o backlog. Através desse artigo, descreverei meu aprendizado sobre Priorização de Produtos baseado no bootcamp da How ministrado por Yasmim Conolly.

Backlog, o que é?

Em tradução livre, backlog significa acúmulo, isto é, ele é composto por uma lista de priorização (requisitos) geralmente utilizada em times ágeis e multidisciplinares, variando em cada empresa. Podemos descrever o backlog como uma fotografia de gerenciamento e por se tratar de uma ferramenta visual, fica mais fácil compreender a prioridade das tarefas e os times responsáveis. Também conhecido como Product Backlog, as tarefas podem ser dispostas através de post-its, fichas, imagens e histórias (user stories). A responsabilidade pela priorização é feita pela(o) Product Owner, ou Product Manager.

Priorizar

Para um produto ser considerado ideal, ele deve ser valioso (para o negócio e o cliente), usável (gerar benefícios para o usuário) e factível (ser possível de realizar). Além disso, possui quatro etapas de desenvolvimento: planejamento, prototipagem, pesquisa e promoção. Porém, esse desenvolvimento não ocorre de forma linear: a priorização e repriorização, quando necessárias, acontecem de forma circular, para realizar melhorias na execução do projeto. O produto, ainda, apresenta um ciclo de vida: introdução, crescimento, maturidade e declínio e são nas fases de maturidade e declínio que a repriorização é fundamental, assim sendo, a análise de mercado deve ser contínua.

De acordo com uma pesquisa da Havard Business School*, 95% dos produtos falham. Nesse sentido, a fase do discovery (descoberta) é uma importante estratégia para estudar a viabilidade e verificar se de fato o produto será uma solução para um problema e terá valor para o cliente, diminuindo os riscos durante seu lançamento.

É o PM/PO quem realiza o levantamento dos requisitos com os stakeholders (partes interessadas). Assim, priorizar é entender o que dá sentido para o projeto, saber onde se quer chegar, e destinar os recursos em direção a esse objetivo. É necessário enfatizar que não deve ser priorizado o que for mais fácil, e sim, o que trará mais valor para o cliente.

O Product Backlog pode ser combinado com a metodologia Kanban, dividindo as tarefas em três partes: A Fazer, Fazendo e Feito.

Fonte: https://alanvasconcelos.com/en/kanban-travolta1/

Testar, adaptar

É comum a expressão “errar rápido” nas áreas de produtos e tecnologia. Dito isto, existem diversas ferramentas e metodologias que auxiliam no processo de construção de um produto/serviço, sendo utilizadas para situações de estratégia, organização, desenvolvimento de projetos e tomadas de decisão. Abaixo apresento alguns exemplos e o momento de aplicação.

Priorização de curto prazo:

• Modelo Kano: focado na satisfação do cliente, método de gestão de qualidade;
• Matriz GUT: baseada no fator de importância (Gravidade, Urgência, Tendência), também conhecida como Matriz de Prioridades, pode ser combinada com a Análise SWOT (forças, fraquezas, oportunidades e ameaças);
• Matriz de Einzenhower: baseada em dois critérios, Importância e Urgência;
• Matriz MoSCoW: apresenta quatro categorias — Obrigatório Ter, Deveria Ter, Poderia ter, Não Terá no Momento — inseridas em uma matriz de Esforço x Tempo. Antes de aplicá-la, é necessário realizar o levantamento dos requisitos;
• Design Thinking: dividido em Imersão, Análise e Síntese, Ideação e Prototipagem, e Testes;
• 5W2H: trata-se de um plano de ação com sete perguntas, traduzindo do inglês, é constituída por 5W (o quê — por quê — quem — onde — quando) e 2H (como — quanto).

Priorização de médio/longo prazo:

• Matriz RACI: divisão de responsabilidades;
• Modelo RICE: utilizado para avaliação de ideias, contemplando quatro grupos — Alcance, Impacto, Confiança e Esforço;
• Matriz B.A.S.I.C.O: avalia uma lista de seis oportunidades, Benefício para a Organização, Abrangência dos Resultados, Satisfação Interna dos Funcionários, Investimento Necessário, Cliente Externo e Operacionalidade;
• Matriz Esforço x Impacto: dividida em quatro grupos, Ver e Agir, Complexos, Prioritários e Descartar;
• Matriz Probabilidade x Impacto: focada na análise de riscos, sendo estes divididos entre baixo, médio e alto nível;
• Método Marrie Kondo**: uma adaptação da Matriz Esforço x Impacto, com a adição de uma terceira variável, o Valor para o Cliente;
• D.I.B.B: criado pelo Spotify e utilizado na fase de discovery, é dividido em quatro grupos — Dados, Ideias, Crenças e Aposta;
• Modo Waze**: Matriz de Impacto no Cliente x Impacto no Negócio, utilizada para repriorização.

Claro que ainda há outras opções, e diante de tantas, como saber qual ou quais utilizar? Para contextualizar, segue um exemplo:

Você entra em uma loja de roupas, escolhe vários modelos de calças, então coloca aquela que mais chamou a sua atenção. Ela serviu, porém a barra ficou um pouco grande (isso geralmente acontece comigo). Então existem duas opções: escolher outro modelo ou customizar.

O mesmo acontece com as ferramentas e metodologias: há diversas opções e para entender a que melhor se adequa a sua empresa, projeto ou produto é preciso experimentar, testar. Isso não quer dizer que se deva seguir exatamente todas as suas diretrizes. É possível fazer adaptações que atendam melhor às suas necessidades, ou até mesmo, criar seu próprio modelo.

Equipe

A área de produtos é composta pela tríade negócios, UX (experiência do usuário) e tecnologia. Apesar de o backlog ter um responsável, não significa que todas as decisões devam ser feitas de forma unilateral. Para a otimização na priorização de features, a participação da equipe torna-se essencial, assim como na construção do roadmap. É possível envolver todas as áreas do projeto para compreender suas dores e pensar em soluções que satisfaçam a todos durante o desenvolvimento do produto.

Em paralelo com o time de desenvolvimento, durante a planning define-se o DoR (Definição de Pronto) — um acordo do PM/PO com os devs, com as tarefas descritas de forma concisa, em que fica explícito o que devem fazer e qual será o resultado. Também se define o DoD (Definição de Feito), outro acordo em que o time entra em consenso de que as tarefas foram finalizadas ao final da sprint.

Através dessa integração e participação nas tomadas de decisão, se constrói um squad imbatível.

Comunicação
Nesse sentido, a comunicação é essencial para que todos entendam o objetivo e para quê ou quem ele será feito. Uma comunicação assertiva, sem ruídos, com alinhamento para garantir que todo mundo está falando a mesma língua. Apesar dos diferentes papéis, a meta é a mesma — assim, todos devem entender o processo e se sentirem à vontade para expor ideias e opiniões.

Mais do que isso, o PM/PO deve ter habilidade de negociação e persuasão para o encaminhamento do Product Backlog, tanto com a equipe quanto com o cliente e mediar conflitos.

Tempo
O que todos nós, e as empresas temos de mais valioso? O tempo.

Em um mundo VUCA, BANI, ou outro acrônimo de sua preferência, geri-lo é primordial para acompanhar a velocidade com que as coisas acontecem. É nesse cenário que as metodologias ágeis entram para otimizar no planejamento, desenvolvimento e entrega do produto, respeitando os prazos e seguindo o cronograma.

Durante o desenvolvimento, diferente da matemática, a ordem dos fatores altera sim, o produto, como decisões top-down, timing (utilizar o que está acontecendo no presente, como o lançamento do pagamento PIX, por exemplo), situações não previstas (como uma pandemia) etc. Dessa forma, qualquer nova feature, ou alteração do escopo deve ser administrada no cronograma da sprint em andamento.

Conclusão
Não é tarefa fácil priorizar tarefas, mas a sua utilização gera benefícios como ter uma margem de segurança para se atuar, melhorar as escolhas na tomada de decisão e elas terem maior eficácia e aumentar consideravelmente a produtividade e entrega.

A priorização de produtos exige um conjunto de fatores: conhecimento técnico (ferramentas e metodologias) e habilidades (comunicação, negociação, trabalho em equipe, pensamento crítico e analítico, resiliência), gestão de qualidade e de riscos (realização de testes) e gestão de cronograma.

No final, a entrega de uma solução parecerá mágica, mas será a sua bagagem de conhecimentos e experiências (acertos e erros) que ajudarão a analisar cenários e criar produtos, permitindo que sua criatividade e assertividade cresçam, tanto no pessoal, quanto no profissional.

* https://hbswk.hbs.edu/item/clay-christensens-milkshake-marketing

** métodos criados por Yasmin Conolly

Conheça os bootcamps da How.