Product Management e as agendas lotadas do home-office

Agenda lotada: reflexões sobre comunicação síncrona e assíncrona no home office

Este texto foi escrito a partir de reflexões sobre o trabalho home office, comunicação assíncrona e um papo que bati com o Gabriel Falk, PM da Juno, sobre os impactos do trabalho remoto na pandemia, a convite da How BootcampsVocê pode acessar a gravação aqui.

Disclaimer #1: apesar de ter começado na empresa já no modelo não-presencial, falo a partir da experiência de um time que trabalhava em escritório e foi para o remoto devido às limitações sanitárias da pandemia.

Disclaimer #2: home office não é a mesma coisa que trabalho remoto, principalmente dados os impactos da pandemia em nossas vidas.

Era sexta-feira, pouco antes do fim do expediente, e eu estava no meu home office improvisado, na sala de casa, organizando as pendências que iria resolver na segunda-feira.

Faltava ainda responder a alguns Slacks e fazer uma limpa nas trocentas abas abertas do navegador quando um colega mandou mensagem perguntando se poderia marcar um horário para discutir determinado assunto na próxima semana.

Abri minha agenda e tive um susto: a semana ainda não havia começado e meus horários já estavam absolutamente lotados.

Eu sempre tive um bom controle sobre meu tempo e minhas atividades, mas nas últimas semanas meus dias se resumiram a passar horas no Meet, correndo de uma reunião a outra, sem tempo de tomar sequer uma água.

No fim de cada dia eu estava exausta, com uma lista gigantesca de anotações e tarefas e com a estranha sensação de não ter trabalhado nadaComecei a entrar mais cedo e a sair mais tarde. Afinal, só conseguia trabalhar fora do horário “comercial”, que estava tomado por calls ou mensagens no Slack.

Reuniões , contato pessoas das mais diferentes áreas e muita comunicação faz parte do dia a dia de um Product Manager. Porém, é necessário ter tempo para tarefas que exigem foco e atenção, como análises de dados, documentar iniciativas, trabalhar no roadmap e se atualizar sobre o mercado e a concorrência.

Balancear os diferentes tipos de atividades é um desafio diário — e eu estava falhando miseravelmente nisso, nas últimas semanas.

Em comparação com as gerações anteriores, o controle sobre o próprio tempo caiu. E, uma vez que o controle sobre o próprio tempo é fator determinante para a felicidade, não surpreende que as pessoas não se sintam mais felizes, embora estejam, em média, mais ricas do que nunca.

A Psicologia Financeira, Morgan Housel

Como retomar o controle da agenda?

Eu precisava resolver essa situação com urgência, sob o risco de atropelar as iniciativas, tomar decisões erradas ou, pior, colocar minha saúde em risco. Mas qual a melhor solução para retomar as rédeas da agenda e das prioridades?

Estratégia #1: bloquear agenda

No trabalho não-presencial, as pessoas enxergam as outras por meio da agenda compartilhada ou pelo status do Slack (ou Teams, ou qualquer que seja o comunicador que sua empresa usa). Sendo assim, se você tem um horário disponível ou está online, assume-se que está disponível.

Minha primeira tentativa foi ocupar na agenda parte dos horários disponíveis dos meus dias. Como sou uma daquelas pessoas terríveis que são produtivas e felizes pela manhã, optei por destinar esse período às tarefas que requerem mais foco. Passei a criar eventos que ocupam boa parte das minhas manhãs e coloquei como título: “Por favorzinho, me deixa trabalhar. Se puder, marque à tarde.”

Resultado: exceto por algumas reuniões de planning e anúncios gerais da companhia, a estratégia tem funcionado bem — e o humor no título parece ter colaborado, já que várias pessoas me mandam mensagem dizendo que puxaram horários à tarde para me deixar trabalhar pela manhã.

Estratégia #2: pode ser um email?

Existem reuniões que precisam ser reuniões. Existem reuniões que podem ser um email. Livre-se das segundas.

Estamos no meio de uma pandemia que, em maior ou menor grau, afetou a todos nós — ondas frequentes de lockdown, com limitações de mobilidade, lazer e proximidade humana. E, sim, isso nos deixa carentes. “Explicar na call é mais fácil”, “é rapidinho”, “só pra todo mundo ficar sabendo” são algumas das frases que precedem pedidos para marcar reuniões de video chamada.

Passei a ter uma atenção maior aos pedidos e, sempre que entendo que o assunto a ser discutido é 1) simplesmente informacional2) requer um fórum grande de pessoas, ou ainda 3) é complexo, mas não urgente, tenho pedido a gentileza de a pessoa me mandar um email ou resolvo ali mesmo, no Slack — muitas vezes, é uma dúvida cuja resposta já está documentada ou um pedido de report sobre uma iniciativa.

“As empresas usam o tempo e a atenção dos empregados como se houvesse um suprimento infinito. Como se não custasse nada. Mas a verdade é que o tempo e a atenção dos funcionários são uma das fontes mais escassas que existem.”

O trabalho não precisa ser uma loucura, Jason Fried e DHH

Comunicação síncrona vs assíncrona

Saber quando uma comunicação precisa ser síncrona ou assíncrona nem sempre é óbvio, mas é muito importante para manter o time focado, com entregas cadenciadas e, o mais importante: não-estafado.

Além das reuniões, as próprias mensagens de Slack e WhatsApp têm fugido do controle. Se no princípio da internet as mensagens instantâneas carregavam a mágica de saber que uma pessoa estava online e disponível no mesmo momento que você, isso perdeu o sentido a partir do momento em que estamos online praticamente 24/7. E é aí que está o problema: estamos online, mas nem sempre disponíveis.

Ter o tempo de ler uma mensagem não significa ter o tempo de tomar uma decisão sobre o assunto e responder à mensagem. E isso é parte do que os risquinhos azuis do WhatsApp não resolvem. Grandes conflitos e problemas não podem ser solucionados via WhatsApp ou Slack, mas certamente podem ser causados por eles.

Abaixo são os princípios que tenho levado em conta na hora de tomar a decisão sobre o formato de uma comunicação:

  • Objetivo
  • Número de pessoas envolvidas
  • Urgência
  • Complexidade
  • Velocidade

A bandeira da comunicação assíncrona e bloqueio de agendas é algo que tenho levantado com frequência nas reuniões de time. Não era só eu que estava sofrendo com superlotação de agenda, reuniões que poderiam ter sido um email e cansaço.

Recentemente, a iniciativa do bloqueio de agendas foi oficializada pelo gestor do time e cada vez mais escuto colegas comentando sobre tentativas de levar a comunicação para o assíncrono e fomentar uma cultura de comunicação escrita via email ou em nosso repositório de documentação.

Quando nos comunicamos de forma assíncrona, temos a chance de fazê-lo com calma e atenção, dando contexto, envolvendo todas as pessoas necessárias e dando rastreabilidade e histórico às informações.

Contudo, o assíncrono não resolve tudo, especialmente a necessidade humana de olhar nos olhos, fazer piadas, ter um papo de cafezinho de 5 minutos antes de partir para a pauta “pesada” e nos conectarmos em um nível pessoal. No contexto de pandemia, isso se torna mais um fator nos princípios de decisão entre sync e async, e não pode ser deixado de lado.

Protejamos nosso tempo e nosso foco, mas sem desumanizar. Retrospectivas de time, 1:1s, happy hours e cafezinhos são fundamentais.

“… só quando permitimos parar de tentar fazer tudo e deixar de dizer sim a todos é que conseguimos oferecer nossa contribuição máxima àquilo que realmente importa.”

Essencialismo, Greg Mckeown

Como tem sido sua experiência de comunicação no home office? Quais estratégias tem utilizado para proteger seu tempo e foco?

👋 Bruna Rasmussen trabalha como Product Manager na fintech EBANX, é editora da newsletter atalho.xyz e facilitadora na How Bootcamps.

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