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Iniciativas do time de design — como descentralizamos as responsabilidades

18 de junho de 2020

Organizamos os papéis e a visualização das responsabilidades do time.

Da esquerda pra direita: Marcelo, Eduarda, Vinicius e Raquel. Fotografia por Victoria. Ilustração por Andrielli.

OBS: Artigo criado por Paulo Aguilera Filho (Design Operations & Accessibility no Banco PAN), originalmente publicado aqui.

Nesta publicação eu vou contar para vocês como conseguimos dar vazão às atividades do time de design, que sempre ficavam registradas em mente ou mapeadas em algum local, normalmente sob a responsabilidade de uma ou duas pessoas. Muitas não saiam do papel ou fazíamos uma vez e depois eram deixadas de lado.


Com o crescimento do time as iniciativas foram se tornando necessidades reais e rotineiras, nos motivando a tomar uma atitude: distribuir as responsabilidades.


RACI — Matriz de responsabilidades

Com o objetivo de organizar, priorizar e dar visibilidade para as ações, implantamos a Matriz de Responsabilidades RACI.

Para entender melhor, RACI é uma sigla dos termos em inglês:

  • Responsible (É responsável pela iniciativa)
  • Accountable (É aprovadora/autoridade da iniciativa)
  • Consulted (É consultada na iniciativa)
  • Informed (É informada sobre a iniciativa)

Ela define os papéis de cada um dentro das atividades, evitando dúvidas sobre quem é responsável pelo o quê.

Este vídeo ilustra bem como funcionam os papéis:

Matriz RACI: O que é e como aplicar à equipe (blog.runrun.it/matriz-raci/)

Algumas referências sobre a matriz, em português e inglês:
https://blog.runrun.it/matriz-raci/

https://medium.com/@ggiiaa/when-lack-of-clarity-is-killing-your-teams-effectiveness-raci-for-startups-5e85a5ef9931

https://www.cio.com/article/2395825/project-management-how-to-design-a-successful-raci-project-plan.html

Algumas de nossas iniciativas

Onboarding

Este é o nosso processo de integração de novos membros, que tínhamos uma série de problemas, onde aos poucos e de forma colaborativa, fomos montando um documento com informações úteis, como a estrutura do time, princípios de design, telefones úteis, links de acesso, ferramentas do dia a dia, rotinas, cerimônias e outros atalhos. Sempre com o objetivo de facilitar a explicação de como as coisas funcionam no Banco, tornando a adaptação de quem chega mais rápida.

Iniciativa em ação, Sarah (responsável) realizando o onboarding de um novo membro.

Além deste documento, todo profissional do time é recebido com uma cartinha de boas-vindas e um agrado (surpresa), além dos cumprimentos da equipe no dia da sua chegada. Tudo para enturmá-lo e permitir que ele se sinta parte do time desde o primeiro dia.

O responsável tem a tarefa de saber o dia de início do profissional e providenciar o que for necessário para que as atividades acima sejam cumpridas, contando sempre com o apoio de todos.

Leia também o artigo do nosso colega Luciano Infanti, que compartilhou a experiência das suas primeiras semanas trabalhando aqui no PAN: https://medium.com/pan-design/primeiras-semanas-como-product-designer-no-banco-pan-6d9f769ed844


Ferramentas e acessos

Um login e uma senha. Poderia ser fácil mas, e quando as ferramentas estão espalhadas entre várias equipes? Quando utilizam ferramentas diferentes para a mesma finalidade? Pois então, esta era a realidade. Aos poucos conseguimos diminuir a quantidade e centralizamos as ferramentas em um único local, sob responsabilidade do Design Ops, removendo alguns intermediários e deixando de fácil acesso para realizar a gestão e compra de novas licenças, assim como testes de novas ferramentas quando necessário (o setor de tecnologia quase não lança uma ferramenta por semana, né?).


Vai lá e PAN!

Assim é a nossa querida reunião de time, que acontece toda quinta-feira logo após o almoço do time. Nela compartilhamos com o que estamos trabalhando, temas relevantes, eventos que participamos, entre outros assuntos. O papel do responsável aqui é primordial para que as pessoas inscrevam seus temas e participem, assim como na condução e gestão do tempo entre cada tópico.

Sessão de design critique.

André compartilhando sobre métodos ágeis com o time (FIESP).

Time reunido para a edição especial do UX Conf BR 2019 Insights.

Eric, Duda e Vitória com os prêmios sorteados.


Happy hour

Talvez a mais fácil na teoria e a mais difícil na prática: Como fazer para reunir toda a equipe depois do horário de trabalho em São Paulo? Levando em consideração que cada um tem a sua rotina, compromissos e família, com outras situações para conciliar e, mesmo assim, ter um tempinho para confraternizar com os colegas. Parece uma tarefa fácil, mas estamos trabalhando para chegar a um meio termo. Afinal, o happy tem que rolar, não é mesmo?


Branding do time

Para criarmos uma identidade enquanto equipe e nos posicionarmos melhor dentro do banco e no mercado, realizamos uma série de dinâmicas para entender ‘o que somos’, ‘o que queremos ser’ e ‘o que não somos’. Então, a partir daí, descobrimos por quais características gostaríamos de ser conhecidos.

O primeiro passo foi definir o nome, depois se teríamos um mascote, como que seria a camiseta para utilizarmos em eventos e no dia-a-dia, enfim, o desdobramento de nossa identidade e personalidade, sempre envolvendo todos os designers nas decisões. Depois de muitas discussões e votações, oficializamos o nome da guilda como PAN Design, a identidade visual está em refinamento e a camiseta em breve estaremos usando nos eventos e meetups (encontros) por aí 🙂


Blog

Precisávamos de um local para armazenar nossas pesquisas e estudos, e o Google Drive nos auxiliava com isso, porém, não nos ajudava a dar visibilidade aos materiais. Eles ficavam dentro da pasta dos designers e ninguém além de nós tinha acesso, tendo sempre que solicitar para alguém o link.

Notion (foto), ferramenta que utilizamos para a organização de iniciativas e pesquisas do time.

Como iniciativa, precisávamos encontrar uma solução para isso, então estudamos algumas ferramentas e encontramos o Notion (foto), ferramenta completa onde podemos armazenar os conteúdos de forma organizada e incorporar muitos formatos, incluindo arquivos do Google Drive, e assim, em breve, integrar todo o banco nela.


Medium

Sim, este artigo que agora escrevo é fruto desta atividade que, em conjunto com outras listadas aqui, fazem parte da estratégia de fortalecimento e divulgação da PAN Design, mostrando o que estamos fazendo para ajudar os nossos funcionários, clientes e mercado, compartilhando assuntos relevantes que funcionam para nós e podem funcionar para mais pessoas.

Nesta ação criamos uma série de pautas para que cada um do time possa escrever sobre o que mais gosta ou sobre o que tenha atuado diretamente dentro do banco.

Sempre com algum diferencial para não falarmos mais do mesmo, onde na planilha de organização temos listados os temas, escritores e beta readers (aprovadores e revisores oficiais por pauta), que garantem a revisão e qualidade dos conteúdos publicados.

O maior desafio do responsável por esta iniciativa é estimular os designers a escreverem e manterem uma regularidade inicial de 1 publicação por mês, tempo que juntos julgamos razoável por conta do número de pessoas que temos no time (1 publicação por mês e não 1 publicação de cada um por mês).


Eventos e cursos

Meetups, conferências, transmissões e cursos fazem parte da vida de todo designer. Por isso, estruturamos um calendário de eventos e cursos, para participarmos ou patrocinarmos, de acordo com o interesse das pessoas do time. O responsável pela atividade preparou um formulário de interesse dos eventos do trimestre atual, onde dentre as perguntas: a motivação e em quais eventos e cursos ele ou ela teria mais vontade de participar.

Palestra sobre Boas Práticas de Acessibilidade, no Agile Trends de 2019.

Além de eventos maiores como a UXConf BR e Agile Trends (foto), sempre temos no radar os meetups que acontecem na cidade de São Paulo.

Aqui os ingressos costumam acabar em questão de horas dependendo do assunto, por isso a agilidade em informar o time é essencial.

É legal destacar que sempre que um profissional do time participa de um evento ou curso, ele tem a responsabilidade de trazer o tema para casa e multiplicá-lo, seja com o time ou com a empresa (dependendo da relevância do conteúdo), isso acontece normalmente nas nossas reuniões da Vai lá e PAN!.

Scale or Die (meetup sobre Design System)

Meetup Acessibilidade SP.

UX Conf BR 2019, em Porto Alegre.


Design System, Writing e Acessibilidade

Dentro da nossa matriz também colocamos o Design SystemWriting System e Acessibilidade, porém, por serem assuntos maiores vamos detalhar em artigos específicos. Continuem acompanhando o nosso Medium 😉.


RACI Review

Até agora tudo lindo, ações mapeadas, responsáveis e papéis definidos, planilha colorida e muitas letras em uma perfeita composição, mas qual é a próxima etapa? Como vamos saber que as coisas estão funcionando e os responsáveis estão dando conta do recado?

Vamos com calma, é normal que algumas atividades progridam melhor que outras, pois algumas dependem somente da pessoa (ou de poucas pessoas) e outras dependem de uma série de questões, mas ainda assim precisamos de um acompanhamento.

É aí que entra a RACI Review, etapa de revisão que costumamos fazer semanalmente ou a cada 15 dias em nossas reuniões de guilda (depende do número de assuntos que temos na reunião ou da necessidade), onde passamos por todas as iniciativas e conversamos sobre elas, onde os responsáveis dão o status do que aconteceu no período, se houve alguma evolução ou não. Somos transparentes para conseguirmos dar vazão nas atividades.

RACI: Matriz de responsabilidades da PAN Design

É normal que de vez em quando uma pessoa fique uma semana sem conseguir evoluir sua iniciativa, desde que não seja algo recorrente, pois este sintoma pode apontar que algum papel deve ser repensado para o sucesso das ações do time.


Esta foi a forma que encontramos para acelerar as nossas atividades aqui no Banco PAN, esperamos ter gerado algum insight (ideia) para você tirar suas tarefas do papel ou aprimorar alguma dentro da sua equipe.

Thanks to Luciano Infanti and Gutto Rocha.

Paulo Aguilera Filho (Design Operations & Accessibility no Banco PAN) é facilitador do Bootcamp Design Ops, junto com João Victor Santos (Consultor e responsável pela marca DesignOps Lab).

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